Política de privacidad

1. Quiénes somos y nuestro papel

WeMates es una plataforma de software B2B que ofrece servicios de emparejamiento de compañeros de habitación a residencias de estudiantes y operadores de coliving.

Aplican dos papeles distintos:

• Encargado del tratamiento — respecto de los datos de la encuesta de los estudiantes gestionados por una Residencia. La Residencia decide por qué y cómo se usan estos datos y es el responsable; WeMates los trata solo para prestar el servicio de emparejamiento, al amparo de un Contrato de Encargo de Tratamiento y según las instrucciones de la Residencia.
• Responsable del tratamiento — respecto de nuestra web pública, el formulario de contacto y las cuentas del personal de la Residencia que usa nuestro panel.

No contamos con un DPO designado. Las consultas de privacidad son gestionadas por nuestro Comité de Privacidad a través de info@wemates.es.

2. A quién aplica esta política

• Estudiantes que completan la encuesta de compatibilidad en una Residencia participante.
• Personal de la Residencia que accede al panel de gestión de WeMates.
• Visitantes de la web y cualquier persona que nos contacte a través de ella.

3. Qué datos recogemos

Aplicamos la minimización de datos: recogemos solo lo que el servicio necesita. Es importante señalar que los datos de la encuesta están seudonimizados, no son anónimos — están vinculados a un código de reserva con el que tu Residencia puede reidentificarte, por lo que siguen siendo datos personales conforme al RGPD. No recogemos el nombre ni el correo de los estudiantes en la encuesta.

a) Datos de la encuesta del estudiante (WeMates como encargado)

• Código de reserva — identificador emitido por tu Residencia; el único vínculo contigo.
• Respuestas sobre hábitos y preferencias de convivencia — horario de sueño, limpieza, hábitos sociales, ruido de estudio y similares (20 preguntas estructuradas).
• Respuestas de texto libre — preguntas abiertas sobre tus hábitos y qué te resultaría difícil en un compañero.
• Idioma(s) que hablas.
• Fecha de nacimiento — usada para calcular la edad como factor de compatibilidad.
• Género — se usa únicamente para respetar las reglas de asignación de habitación por mismo género de la Residencia. Véase la Sección 4.
• Nacionalidad — se recoge solo cuando tu Residencia la requiere para sus propios registros administrativos o de censo, siguiendo su instrucción. No es un factor de nuestro algoritmo de emparejamiento.

b) Datos de la web y comerciales (WeMates como responsable)

• Formulario de contacto — el nombre, correo y mensaje que envías. Estos datos se almacenan en nuestra base de datos para poder responderte.
• Cuentas del personal de la Residencia — nombre y correo de las personas usuarias del panel, para la autenticación.
• Preferencia de idioma — guardada únicamente en el almacenamiento local de tu navegador.

4. Datos de categoría especial (Artículo 9 RGPD)

Dos datos que puedes facilitar son categorías especiales de datos personales conforme al artículo 9 del RGPD: tu identidad de género y —solo si decides responderlas— las preguntas opcionales sobre tus valores, que pueden revelar opiniones políticas o filosóficas. Los tratamos con especial cuidado.

• Por qué los recogemos. Las residencias asignan las habitaciones compartidas por mismo género, por lo que el género se registra para respetar ese requisito. Las preguntas sobre valores ayudan a encontrar un compañero afín, pero son totalmente opcionales: puedes omitirlas y completar igualmente la encuesta. Ninguno se usa para perfilarte.
• Base jurídica. Lo tratamos con tu consentimiento explícito (art. 9.2.a RGPD), que otorgas antes de comenzar la encuesta.
• Tu control. Puedes retirar tu consentimiento en cualquier momento y solicitar a tu Residencia que suprima tus respuestas de la encuesta. La retirada no afecta al tratamiento ya realizado.

5. Para qué usamos tus datos y con qué base jurídica

No vendemos, alquilamos ni cedemos tus datos a terceros con fines de marketing o publicidad, y no los usamos para crear perfiles más allá del emparejamiento de compañeros aquí descrito.

6. Emparejamiento automatizado — y supervisión humana

WeMates usa un algoritmo para sugerir parejas compatibles y asignaciones de habitación. Son propuestas, no decisiones finales: el personal de tu Residencia revisa los resultados y puede ajustar, intercambiar o anular cualquier asignación antes de que surta efecto. Como una persona de la Residencia revisa y decide, la asignación no constituye una decisión exclusivamente automatizada con efectos jurídicos conforme al artículo 22 del RGPD. Si tienes dudas sobre un emparejamiento sugerido, contacta con tu Residencia. Tu Residencia recibe la propuesta de asignación y una vista de compatibilidad seudonimizada —identificada solo por tu código de reserva, sin nombre ni datos de contacto— para revisar y finalizar las asignaciones.

7. Quién trata tus datos (encargados)

Nos apoyamos en los siguientes encargados, cada uno vinculado por un Contrato de Encargo de Tratamiento:

• Supabase — alojamiento de base de datos y autenticación (Irlanda, UE).
• Railway — ejecuta el cálculo del emparejamiento sobre los datos de la encuesta (Ámsterdam, Países Bajos, UE).
• HubSpot — CRM para las consultas del formulario de contacto de la web (centro de datos UE, eu1). Solo datos del formulario de contacto; nunca datos de la encuesta del estudiante.

No incorporamos nuevos encargados que afecten de forma significativa a los datos de los estudiantes sin el acuerdo de la Residencia, según exige nuestro Contrato de Encargo de Tratamiento.

8. Transferencias internacionales

Todos los datos personales —incluidas las respuestas de la encuesta y los formularios de contacto— se almacenan y tratan exclusivamente dentro del Espacio Económico Europeo (Supabase, Irlanda; Railway, Países Bajos; HubSpot, centro de datos UE). No realizamos NINGUNA transferencia de datos fuera del EEE.

9. Conservación de los datos

• Datos de la encuesta y del emparejamiento — se conservan mientras dure tu contrato de alojamiento con la Residencia (incluidas las renovaciones —así, un estudiante que renueva no tiene que volver a responder—) y, en un plazo máximo de 60 días desde su finalización, se eliminan o se anonimizan de forma irreversible —desvinculándolos de forma permanente de cualquier identificador personal, de modo que ninguna persona pueda ser reidentificada— para fines estadísticos agregados y de mejora del servicio de WeMates. Este uso estadístico agregado estará explícitamente autorizado en el Contrato de Encargo de Tratamiento (DPA) firmado con la Residencia. La Residencia, como responsable, puede indicar un plazo distinto por sus propias obligaciones legales.
• Datos del formulario de contacto — se conservan hasta 12 meses tras nuestra última comunicación contigo y luego se eliminan.
• Cuentas de personal — se conservan durante la vigencia del contrato con la Residencia.

10. Tus derechos

Conforme al RGPD, tienes derecho a:

• Acceso a una copia de tus datos.
• Rectificación de datos inexactos.
• Supresión de tus datos ("derecho al olvido").
• Limitación u oposición al tratamiento.
• Portabilidad — recibir tus datos en un formato legible por máquina.
• Retirar el consentimiento en cualquier momento, sin afectar al tratamiento ya realizado.

Para los datos de la encuesta del estudiante, tu Residencia es el responsable, así que la vía más rápida es contactar directamente con ella; como encargado, WeMates dará apoyo y actuará según su instrucción. Para los datos de la web o del formulario de contacto, o si no sabes a quién dirigirte, escríbenos a info@wemates.es y responderemos en el plazo de un mes. También puedes presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), aepd.es, o ante tu autoridad de control local.

11. Cómo protegemos tus datos

Los datos de los estudiantes están seudonimizados (sin nombres ni correos en la encuesta), cifrados en tránsito, y el acceso está restringido para que cada Residencia solo pueda ver sus propios datos (seguridad a nivel de fila). Las cuentas del personal son individuales y están protegidas con contraseña.

12. Cookies y almacenamiento local

Usamos el almacenamiento local del navegador únicamente para recordar tu preferencia de idioma. No usamos cookies de seguimiento, cookies publicitarias ni analíticas de terceros que perfilen tu comportamiento.

13. Menores

La plataforma WeMates está diseñada para su uso por estudiantes universitarios (generalmente mayores de 16 años). Como responsable del tratamiento, es obligación exclusiva de la Residencia garantizar que los usuarios invitados a la plataforma tienen la edad legal suficiente para otorgar su consentimiento en su jurisdicción.

14. Cambios en esta política

Podemos actualizar esta política. Los cambios sustanciales que afecten a los estudiantes se comunicarán a través de la Residencia o se mostrarán de forma destacada en nuestra web, con la fecha actualizada en la parte superior de esta página.

15. Contacto

¿Preguntas sobre esta política o tus datos? Escríbenos a info@wemates.es.